Dans la gestion d’un projet, le rétroplanning est un des procédés qui suggèrent un plan d’organisation pour atteindre les objectifs. Réussir un projet et le mener à terme avec un timing proche de l’exactitude, le rétroplanning est une méthode inversée que beaucoup adoptent pour mieux organiser un projet. Tout à fait accessible, il est possible de créer un rétroplanning en suivant quelques étapes et en respectant l’ordre chronologique de chacune d’elle.
Le rétroplanning, un outil de gestion de projet efficace
Gérer un projet demande de la rigueur et de la stratégie. Le rétroplanning est une méthode dont la technique est basée sur un planning renversé. Le principe est de commencer le planning à partir de la date d’échéance du projet. Le deadline sert alors de référence sur laquelle on base le planning et avec laquelle on conçoit un plan d’action.
Le rétroplanning permet d’avoir une visualisation globale du projet pour déterminer les objectifs. Cette technique donne accès également à une anticipation du temps qui sera utile pour la réalisation du projet. En partant de la date d’échéance, il est possible de bien mettre une date au début du projet.
Les démarches pour la création d’un rétroplanning
Monter un rétroplanning se fait en respectant quelques étapes, comme cette méthode adopte une démarche autre que les autres plannings classiques. Toutefois, le rétroplanning inclut dans ses démarches les mêmes éléments que les autres techniques de gestion de projet. Voici donc les approches à faire pour en créer un.
Déterminez l’objectif du projet
La première étape consiste à définir l’objectif, celui que l’on appelle « livrable ». Il est important d’être sûr sur la faisabilité de l’objectif, le projet doit être réaliste. Il s’agit du noyau du projet sur lequel il faut mettre une date butoir. Il faut que l’objectif soit le plus clair possible avant d’avoir une date à laquelle il sera fixé.
Exemple : la production de l’application doit commencer le 15 juillet.
Divisez le projet en tâches et en sous-tâches
Quand l’objectif et l’échéance sont fixés, il est temps de passer au découpage du projet en tâches et en sous-tâches. Le Chef de projet entame la réalisation du rétroplanning en dressant une liste de toutes les tâches à effectuer. Il est important de détailler le mieux possible le projet et de définir chaque tâche en la numérotant. Une tâche peut être subdivisée en plusieurs sous-tâches si elle est assez lourde et consistante. Chaque tâche doit avoir également un délai d’exécution en observant une petite marge pour faire face aux éventualités.
Au fur et à mesure, il est possible d’affiner les délais avec plus de pratiques. Quand les tâches sont déterminées, il faut définir les responsables qui seront assignés à chaque tâche. Une personne peut s’occuper de plusieurs tâches et sous-tâches, comme il est possible qu’une tâche soit attribuée à plusieurs personnes selon son importance.
Vérifiez les ressources pour la réalisation du projet
Cette étape définit les ressources, matérielles et financières, qui sont essentielles, mais qui sont également accessibles à la réalisation du projet. C’est aussi pendant cette étape que le besoin en ressources humaines est déterminé. La durée de chaque tâche et sous-tâche doit être fixée afin d’allouer le budget, les moyens matériels et le nombre de personnes qui vont travailler pour.
Adoptez le diagramme de PERT pour classer les tâches
En rétroplanning, il y a une étape qui requiert l’intervention d’un diagramme de PERT. C’est après avoir déterminé le chemin critique du projet qu’il faut ensuite classer les tâches et sous-tâches par ordre chronologique. Le diagramme de PERT facilite la visualisation des interdépendances entre les tâches, car certaines tâches ne doivent pas être entamées tant que d’autres ne soient pas encore achevées.
Utilisez le diagramme de Gantt pour optimiser le temps
Pour la mise en forme finale du rétroplanning, on a besoin du diagramme de Gantt. Afin d’organiser les tâches, le diagramme de Gantt permet de schématiser le projet en détaillant chaque élément : le nom du responsable, la date de livraison du projet qui permettra de fixer la date de début… L’utilisation de codes couleurs aidera à rendre le diagramme plus clair et lisible.
Il est aussi possible, après cette étape, d’inclure une autre qui donne accès à des vérifications de chaque tâche achevée.
Se munir de bons outils pour créer un rétroplanning
La création d’un rétroplanning requiert un outil adapté à la gestion de projet. Plusieurs outils et plateformes sont accessibles comme support numérique. On peut solliciter, entre autres :
- Les logiciels tableur comme l’Excel ou le Google Sheets
- Les logiciels Canva ou Microsoft pour télécharger des modèles de diagramme de PERT ou de diagramme de Gantt
- Les outils de gestion de projet complets qui peuvent être utilisés instantanément avec un accès au diagramme de PERT ou de Gantt. Ces outils disposent d’une approche pour concevoir un schéma, gérer les entrées des informations et optimiser les échanges dans l’entreprise.
