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Informatique

Gestion des actifs informatiques pour un avenir hybride

Le plus grand changement dans les habitudes de travail de l’ère numérique est en cours. Le passage temporaire et soudain au travail à distance a rendu les anciens serveurs pratiquement obsolètes et l’utilisation d’appareils personnels pour le travail a fait boule de neige.

Au-delà de la pandémie de Covid-19, les entreprises se préparent à des changements à plus long terme, avec des employés travaillant à domicile, des réunions en ligne et un flou entre la gestion des appareils personnels et celle des appareils d’entreprise.

Gestion des actifs informatiques : tout change

Pour les gestionnaires de parc informatique, le matériel, les logiciels et les données sont en constante évolution. Et comme différents acteurs détiennent les clés de chacun d’eux, cela représente un défi en termes de rapidité, de pensée connectée, de rentabilité et de planification prospective.

« Selon Dan Ward, responsable de la pratique informatique chez Proxima, « la complexité n’a jamais été aussi grande ».

En tant qu’expert en achats informatiques, Ward a dirigé plusieurs programmes de transformation informatique et de réduction des coûts à grande échelle, mais rien n’est comparable à ce qu’il voit se dérouler actuellement, en temps réel, alors que les entreprises dotées de systèmes hérités se démènent pour passer aux plateformes de cloud.

« Ce processus de transition laisse les entreprises avec une combinaison de systèmes d’exploitation basés sur le cloud et d’anciens systèmes, ce qui rend la gestion des actifs informatiques beaucoup plus difficile. Les entreprises doivent alors mettre en œuvre des procédures holistiques de gestion des actifs informatiques pour faire face à ces patrimoines hybrides complexes et à un état permanent de changement, en gérant les changements opérationnels parallèlement aux changements commerciaux.

« Par exemple, nous travaillons avec des clients du secteur des services financiers qui possèdent encore plus d’un ordinateur central, et certains de ces systèmes ne seront plus pris en charge à court terme. Ils doivent donc évaluer les meilleures options de transition, ce qui peut signifier une migration vers le cloud. Elles doivent donc gérer la complexité de l’héritage conservé, de l’héritage en transition et de l’état futur. Il est essentiel d’élaborer efficacement vos accords commerciaux et contractuels à ce moment-là. La compréhension de vos données est un élément fondamental pour y parvenir.

« De nombreuses personnes ont vu dans le cloud une solution unique pour simplifier ou résoudre ce problème. Cependant, dans la plupart des cas, c’est loin d’être la réalité et il n’est tout simplement pas possible de tout transférer vers le cloud. Par conséquent, vous aurez toujours différentes couches d’opérations impliquées, ce qui rend la situation plus difficile à gérer. »

La gestion du parc informatique : de l’or en barre

Tout cela va de pair avec une révolution dans l’utilisation du matériel informatique au sein des organisations, et les ramifications en matière de logiciels et de sécurité pour les entreprises.

Libby Bagley est community manager chez Licence Dashboard. Selon elle, la ruée vers l’or va faire apparaître beaucoup d’or du fou. « Pour lutter contre le passage soudain au travail à distance, 58 % des entreprises ont commandé de nouveaux appareils tels que des ordinateurs portables, des tablettes et des mobiles. Même si l’on peut se réjouir de voir les entreprises s’adapter aussi rapidement à une nouvelle façon de travailler, cette réaction impulsive pourrait leur causer plus de tort que de bien.

« Plus d’un tiers des entreprises ne mettent pas à niveau leurs systèmes de sécurité pour inclure leur nouveau matériel, et ce manque d’infrastructure informatique signifie que les entreprises inexpérimentées pourraient être confrontées à des difficultés.

« C’est pourquoi la gestion des actifs logiciels (SAM) est si importante. Les équipes de sécurité et de SAM travaillent ensemble pour comprendre exactement ce qui est installé sur les appareils distants et comment il est utilisé, afin de se protéger des cyberattaques et de laisser l’organisation vulnérable.

« Les organisations avec lesquelles nous nous sommes entretenus prévoient un mélange de travail à domicile et de travail au bureau, les employés ne se rendant au bureau que lorsqu’ils doivent effectuer certaines tâches. La gestion des actifs devra donc être flexible et comporter des activités claires que les utilisateurs finaux devront effectuer (comme se connecter au VPN) afin de comprendre pleinement leur position de conformité et de rester compétitifs.

Il est inévitable que certains employés précédemment basés au bureau deviennent des employés permanents « travaillant à domicile », même après la levée des restrictions, et la découverte à distance deviendra donc encore plus importante pour les équipes SAM. En fonction de leur structure, les entreprises auront des centaines, des milliers ou parfois des dizaines de milliers d’actifs matériels en service, souvent sur différents sites dans le monde. Il est donc presque impossible pour un responsable SAM de localiser et d’inventorier physiquement ces actifs sans l’aide d’un outil. Les équipes SAM s’appuient sur des solutions de découverte à distance afin de constituer leur inventaire. »

Gestion du parc informatique : l’essor des appareils personnels

Ward est d’accord. « L’introduction généralisée des appareils personnels dans l’entreprise a posé une myriade de risques pour la sécurité informatique », dit-il. « Les risques comprennent les logiciels présents sur les appareils, la possibilité pour les employés de télécharger des logiciels et les risques que leurs téléchargements personnels peuvent faire courir à l’entreprise. Pour gérer ces risques, les équipes de gestion des actifs informatiques doivent avant tout comprendre les données présentes sur leur plateforme.

« Disposer d’outils de surveillance permet aux entreprises de recueillir des données pertinentes pour surveiller ce risque, mais les entreprises ont besoin des bons outils et systèmes en place pour mesurer et consommer ces données. Il y a une déconnexion évidente ici, car de nombreuses entreprises n’agissent pas sur les données qu’elles ont extraites de leur patrimoine, qu’il s’agisse d’identifier et de traiter les risques, ou d’utiliser les données pour façonner les décisions commerciales avec les fournisseurs.

« À la lumière de Covid-19, de nombreuses entreprises n’ont pas les compétences nécessaires pour utiliser efficacement leurs données, et les fournisseurs de niveau 1 vont accroître leurs activités d’audit. Les revenus des logiciels ont pris un coup, et les fournisseurs chercheront à récupérer ces pertes en activant la clause d’audit et en tentant de remodeler leurs accords commerciaux.

Gestion du parc informatique : logiciels ou matériel

Il y a aussi souvent une déconnexion entre les achats et la gestion des actifs logiciels. Les premiers ne sont pas sûrs des données dont ils ont besoin et de la manière de les utiliser, tandis que les seconds sont assis sur une masse de données que personne n’utilise. Ces données ne sont ensuite extraites que lors d’un audit des fournisseurs, au cours duquel ces derniers y ajoutent leur propre interprétation. Cela procure un avantage significatif au fournisseur et sera utilisé pour faire payer aux entreprises d’énormes factures rétroactives pour l’utilisation de logiciels dont elles n’étaient pas conscientes ».

Martin Wilson, directeur de Bright, la société à l’origine d’Asset Bank et de Dash, est un partisan des techniques de démarrage allégé et du travail agile. Travailler avec le secteur public, dit-il, est particulièrement intéressant depuis l’apparition de Covid-19. Pour lui, le parcours est positif.

« Pour tous les secteurs, la transition vers le cloud, et le SaaS en particulier, a été accélérée par le passage soudain au travail à distance provoqué par la pandémie de Covid-19, et le secteur public ne fait pas exception », explique M. Wilson.

« Le secteur public ne fait pas exception à la règle. Tout à coup, il est devenu essentiel de pouvoir accéder aux systèmes logiciels depuis n’importe quel endroit, par exemple son domicile. Si nombre de nos clients du secteur public ont mis en place des VPN pour accéder à leurs systèmes internes, cela ajoute un niveau de complexité supplémentaire dont la plupart des personnes travaillant à distance pourraient se passer. Les organisations qui commençaient à peine à envisager une migration vers le cloud avant la pandémie ont décidé d’avancer leurs plans.

« Lorsque nous avons commencé à vendre Asset Bank il y a 15 ans, presque tous nos clients des collectivités locales voulaient que le logiciel soit installé sur leurs propres serveurs. Les raisons invoquées étaient la sécurité et les économies perçues – leurs services informatiques fournissaient l’infrastructure nécessaire, qui était souvent considérée comme gratuite pour l’équipe qui achetait le logiciel. La situation a beaucoup changé ces dernières années.

« De nombreuses organisations du secteur public sont désormais ouvertes à l’hébergement en nuage, car elles ont davantage confiance en sa sécurité et réalisent les avantages de l’externalisation de la gestion des serveurs. Cependant, ce secteur reste à la traîne par rapport au secteur commercial, où l’hébergement en nuage et le SaaS sont désormais la norme.

« Dans le passé, nous travaillions généralement avec le service des achats des organisations du secteur public, car il devait être impliqué dans tout achat dépassant un certain seuil (souvent 5 000 £) et les licences de serveur uniques de notre logiciel étaient supérieures à ce montant. L’adoption du SaaS a changé la donne. L’implication des services d’achat ajoute une couche supplémentaire de complexité à la fois pour le fournisseur et pour l’équipe qui veut le logiciel. Le SaaS permet à ces équipes de passer sous le radar des services d’achat, car les frais mensuels sont généralement inférieurs aux seuils. De plus en plus, nous travaillons donc directement avec les équipes d’utilisateurs finaux sans l’intervention du service des achats, ce qui nous convient parfaitement. »

Gestion des actifs informatiques : une pression accrue sur les coûts

Ward estime que des données fiables devraient être au cœur de toutes les décisions commerciales judicieuses prises dans le cadre de l’approvisionnement en gestion des actifs.

« Les équipes chargées des achats sont confrontées à une pression accrue pour réaliser davantage d’économies, et cette pression a été intensifiée par le Covid-19, les organisations cherchant à réduire davantage leurs coûts et à éliminer les risques inutiles. Dans le même temps, les organisations ont dû déployer rapidement des capacités de travail à distance et des programmes de communications unifiées, comme l’introduction massive de Zoom ou Teams dans les entreprises ou le déploiement à grande échelle d’ordinateurs portables pour le travail à distance.

« La nécessité pour les entreprises d’agir rapidement dans la mise en œuvre de ces nouveaux systèmes informatiques a contraint nombre d’entre elles à renoncer aux processus normaux d’analyse des risques – risques qui ont été exagérés par l’utilisation accrue d’appareils personnels pour la communication professionnelle.

« Cela a obligé les équipes chargées des achats et de la gestion des risques à effectuer une analyse rétrospective des risques et à intégrer ces nouveaux systèmes d’exploitation informatiques dans la feuille de route de leur entreprise. En définitive, Covid-19 a accéléré la complexité et introduit des risques inconnus qu’il faut combattre et atténuer de manière réactive.

« La question clé ici est « pouvez-vous suivre vos actifs et utiliser les données ? ». Ces données sont essentielles pour façonner vos arrangements et décisions commerciales à l’avenir. Vous ne pouvez pas créer une feuille de route informatique cohérente sans comprendre votre patrimoine d’entreprise, et vous ne pouvez pas comprendre votre patrimoine si vous ne comprenez pas le profil de vos actifs logiciels.

« Lorsque vous procédez à des changements continus, ce que toutes les organisations connaissent actuellement à un rythme accéléré, cela devient encore plus critique car vous ne pouvez pas savoir quoi faire avec votre patrimoine d’entreprise si vous ne comprenez pas les données qui le sous-tendent. »

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