Comment choisir sa solution EDI ?

Avez-vous été chargé de choisir une solution d’échanges de données informatisées (EDI) ou un nouveau prestataire pour la fournir ? De nombreuses entreprises choisissent de confier leurs besoins en EDI à un fournisseur EDI plutôt que de gérer leurs capacités EDI en interne.

Lorsque vous vous lancez dans cette quête, vous devez tenir compte de plusieurs aspects :

1. De quel type d’EDI avez-vous besoin ?

Il existe différentes formes d’EDI :

• L’EDI direct : la transmission directe d’application à application de documents liés au commerce tels que les bons de commande, les factures et les avis de paiement.
• Intégration B2B complète : automatisation au-delà de l’EDI traditionnel pour soutenir les exigences commerciales émergentes.
• Web EDI : conduite de l’EDI par le biais d’un navigateur Internet, reproduisant des documents sur papier sous la forme d’un formulaire Web contenant des champs où les utilisateurs peuvent saisir des informations.
• EDI mobile : Un domaine émergent de l’EDI qui permet les échanges de documents via des applications mobiles.

Bien que chaque forme ait ses propres avantages et inconvénients, de nombreuses entreprises choisissent de faire une combinaison pour s’assurer qu’elles sont en mesure de travailler avec une variété de partenaires commerciaux. Un fournisseur EDI de confiance tel que Data Communication Solutions (DCS) peut se charger de la gestion quotidienne de vos capacités EDI.

2. Quels sont les outils EDI requis ?

Les systèmes d’échanges de données informatisés doivent inclure des outils EDI pour un mappage et une traduction efficaces. Ces outils de mappage et de traduction prennent vos données EDI d’un format et les placent dans un autre. Cela permet l’automatisation de bout en bout des données EDI à partir du système de l’entreprise. Ces outils minimisent les obstacles et les complexités, accélèrent le processus d’intégration et réduisent le coût du développement personnalisé. Il existe de nombreuses options disponibles et le choix de la bonne option peut sembler écrasant. Un fournisseur EDI tel que DCS peut vous aider à déterminer le meilleur outil de mappage et de traduction pour votre modèle d’entreprise et vos plans de croissance.

3. Quel type d’intégration EDI correspond à votre modèle d’entreprise ?

Afin de profiter des bénéfices de l’EDI, il est important que vous ayez une intégration EDI efficace avec votre ERP, votre comptabilité ou tout autre process d’entreprise. Les meilleures solutions EDI offrent une intégration transparente avec d’autres systèmes de chaîne d’approvisionnement tels que votre système de gestion d’entrepôt (WMS), votre solution de gestion du cycle de vie des produits (PLM) ou votre mode de gestion du transport (TMS). L’EDI peut vous offrir de nouvelles possibilités de rationaliser vos processus business et d’en tirer des avantages supplémentaires. La clé du succès de l’EDI est le flux automatisé, de bout en bout, des données clés de la chaîne d’approvisionnement entre les systèmes de vos partenaires commerciaux.

4. Votre solution d’échanges de données informatisées est-elle évolutive ?

La meilleure solution EDI permet à votre entreprise de se développer tout en limitant ses coûts. Au fur et à mesure de votre croissance, vous vous connectez à davantage de partenaires commerciaux. Vous devez vous assurer que la solution EDI que vous choisissez sera capable de gérer des clients et des fournisseurs supplémentaires. Vous pouvez commencer par mettre en œuvre une commande EDI 850 et des avis préalables d’expédition (ASN) 856, mais votre solution EDI doit également être en mesure d’accueillir des documents EDI supplémentaires pour soutenir d’autres processus tels que l’expédition ou la gestion des entrepôts.  Il doit également être capable de gérer toutes les normes EDI courantes, notamment ANSI X12, EDIFACT et AS2, afin que vous puissiez commercer de manière transparente avec le plus grand nombre de clients. Si vous avez des plans de croissance agressifs, vous pouvez envisager l’EDI basé sur le Cloud pour assurer une évolutivité presque illimitée alliée à une tarification flexible et gérable.

5. Disposez-vous du personnel adéquat pour soutenir votre EDI ?

De nombreuses entreprises ont des départements EDI très petits ou inexistants. Les demandes des partenaires business exercent une pression immédiate sur le département informatique. A ce stade, il y a essentiellement deux choix :

• Embaucher du personnel supplémentaire, ce qui est très coûteux
• Externaliser les projets EDI

Externaliser vos projets EDI est une approche très rentable pour répondre aux mandats de vos partenaires commerciaux. Les fournisseurs EDI externes tels que DCS peuvent vous offrir l’expertise nécessaire pour maintenir votre investissement EDI. Les implémentations peuvent être faites rapidement et de manière plus rentable.

De plus, les budgets annuels peuvent être maintenus plus facilement en profitant des services gérés au lieu d’embaucher des ressources dédiées à l’interne, ce qui ajoute un élément positif à vos résultats.

6. En quoi un système EDI est avantageux pour votre entreprise ?

L’un des principaux bénéfices de l’utilisation d’une solution EDI est la rapidité de la communication. Compte tenu de la facilité avec laquelle les informations peuvent désormais être envoyées et reçues par voie numérique, il est surprenant de constater que de nombreuses entreprises utilisent encore des formes d’échange sur papier.

L’utilisation d’un système EDI permet l’échange de documents entre entreprises dans un format standardisé. Il en résulte une réduction des erreurs, une efficacité accrue et de meilleures relations avec les partenaires commerciaux. Tous ces facteurs se combinent pour assurer une réduction significative des coûts pour votre entreprise, d’où l’importance de choisir le bon système EDI.

Au final, le mode logiciel d’échanges de données informatisées est une solution devenue obligatoire dans le milieu professionnel. Ce mode d’échange de données permet d’optimiser les transferts de fichiers, de développer le travail en mode projet, de fiabiliser le réseau de l’organisation tout en sécurisant le traitement électronique des données. La mise en place de ce type de solutions ne présente que des avantages ; en terme de sécurité, d’échanges logiciels et de praticité.

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L’adoption d’une solution EDI B2B en nuage présente plusieurs bénéfices. Les solutions d’échanges de données informatisées B2B en mode cloud permettent aux entreprises d’éliminer les processus manuels, de minimiser les erreurs de transaction, de réaliser des économies, de s’intégrer aux applications métier de manière transparente, d’embarquer et de collaborer rapidement avec les partenaires commerciaux, et d’échanger des données de manière sécurisée en temps réel par rapport aux solutions EDI traditionnelles.

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