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Informatique

5 conseils pour les responsables financiers confrontés à la gestion des données financières

Le paysage actuel de la gestion des données financières

Le marché dynamique d’aujourd’hui appelle une nouvelle race de finance. La finance en tant que fonction doit se transformer pour devenir plus agile et plus flexible afin de répondre aux demandes des parties prenantes et de servir de véritable partenaire commercial plutôt que de département de back-office axé sur le traitement transactionnel et le reporting historique.

En d’autres termes, la finance devra se transformer pour répondre à diverses demandes, y compris la pression des régulateurs, des conseils d’administration des entreprises, des départements de vente et de marketing, des fournisseurs, des clients et des auditeurs internes et externes.

En raison de l’évolution rapide de l’environnement commercial, la finance doit s’attaquer de front aux perturbations ou courir le risque de se laisser distancer par des concurrents plus agiles. Les directeurs financiers (DAF) de premier plan s’attachent à transformer les perturbations en opportunités d’avantage concurrentiel et de croissance, tout en améliorant la fourniture de produits et de services à leurs parties prenantes.

Avec la bonne stratégie, les directeurs financiers peuvent transformer l’organisation financière en un partenaire commercial stratégique tout en continuant à gérer les coûts dans toute l’entreprise.

La finance fait partie intégrante de l’équipe de direction pour soutenir la création de valeur en identifiant les opportunités et en fournissant des informations et des analyses critiques pour prendre des décisions opérationnelles et stratégiques de qualité. La finance doit également définir, gérer et sécuriser les données afin de garantir un reporting précis et conforme aux réglementations.

L’un des principaux défis auxquels les organisations sont confrontées est la nature fragmentée des systèmes et des processus qui ne permettent tout simplement pas aux utilisateurs commerciaux d’obtenir les données dont ils ont besoin en temps voulu.

Les utilisateurs financiers responsables des activités d’analyse, de prévision, de planification et de reporting dépendent fortement de l’informatique pour accéder aux données dont ils ont besoin. Les utilisateurs financiers dépendent également fortement des outils conventionnels. Selon une étude de Deloitte, 75 % des utilisateurs financiers disent utiliser des feuilles de calcul pour préparer les budgets.

Si les feuilles de calcul sont utiles à bien des égards, elles ne sont pas conçues pour gérer les problèmes de qualité des données financières critiques pour l’entreprise. Ils peuvent créer le chaos lorsque de multiples versions des feuilles de calcul sont envoyées par courrier électronique, SharePoint et d’autres outils de collaboration. Vous ne pouvez pas vous y fier pour les décisions importantes que votre équipe de direction doit prendre pour faire avancer l’entreprise.

Pourquoi la gestion des données financières est importante

Les données les plus précieuses dont nous avons besoin pour l’analyse financière se trouvent partout dans l’entreprise. Les données financières portent de nombreux noms : plan comptable, centre de coûts, code produit, unités commerciales, projets, entités juridiques et données de référence essentielles telles que les codes de facturation, les taxonomies, les géocodes et les classifications de produits. Les utilisateurs financiers doivent se battre pour savoir qui possède les meilleures données parmi les départements de CRM, de RH, de marketing, de service client et les systèmes financiers.

Les analystes financiers s’efforcent de tirer des enseignements significatifs des données relatives aux dépenses, aux recettes, aux ventes, aux actifs et aux passifs. Les équipes de planification et d’analyse financière (FP&A) passent énormément de temps à traiter manuellement les données pour obtenir des informations sur la santé financière de l’entreprise.

Les fonctions financières de la plupart des organisations ont généralement un processus pour gérer et modifier les données financières. Malheureusement, un tel processus n’est pas suffisant : De nombreuses organisations ont du mal à avoir une visibilité sur les processus de gestion des données financières, notamment sur les équipes et les systèmes qui modifient les données. Les équipes financières s’appuient sur des courriels, des appels téléphoniques et des feuilles de calcul pour tout faire, de la création d’un centre de coûts à la gestion d’un plan comptable (COA) en passant par la production de rapports.

Et si les outils eux-mêmes ne sont pas assez déroutants, le processus de révision et d’approbation peut être tout aussi frustrant. C’est particulièrement vrai dans les grandes entreprises aux opérations complexes et aux multiples unités commerciales réparties dans différentes zones géographiques, où – pour le dire poliment – la gestion des données financières peut être extrêmement difficile.

5 conseils pour la gestion des données financières

Voici cinq conseils pour améliorer la gestion des données financières dans votre organisation.

Simplifier la gestion du plan comptable

Un plan comptable est un index de tous les comptes financiers du grand livre d’une entreprise. En bref, il s’agit d’un outil d’organisation qui fournit une ventilation digeste de toutes les transactions financières effectuées par une entreprise au cours d’une période comptable spécifique, réparties en sous-catégories.

Les entreprises utilisent un COA pour organiser leurs finances et donner aux parties intéressées, telles que les investisseurs et les actionnaires, un aperçu plus clair de leur santé financière. La séparation des dépenses, des recettes, de l’actif et du passif contribue à la clarté et à la conformité des états financiers aux normes d’information.

En raison de nombreux facteurs, les données de l’ACO ont tendance à être incohérentes et obsolètes. Les règles et les définitions relatives à la gestion de ces données sont souvent inutilement rigides en raison de la multiplicité des unités commerciales et de l’absence d’une propriété claire. En outre, les étapes de révision et d’approbation manuelles requises pour gérer ces données ont un impact important sur la rapidité et la précision des informations.

Vous pouvez simplifier la gestion des données d’ACO en utilisant une technologie conçue pour faciliter l’automatisation et la gouvernance. La bonne solution peut aider à éliminer la dépendance des utilisateurs des finances à l’égard des courriels, des appels téléphoniques et des feuilles de calcul. En automatisant la gestion des données d’ACO, les organisations peuvent :

  • Assurer une représentation cohérente et standard de l’ACO dans toute l’entreprise.
  • Appliquer la gouvernance et la gestion des changements lors de l’intégration des données financières, y compris les hiérarchies et les passerelles.
  • Rationaliser les changements de segments d’ACO grâce à un processus d’approbation basé sur le flux de travail, et capturer l’audit et l’historique des changements effectués.
  • Améliorer la visibilité des données fiables pour la planification, l’analyse et les prévisions.

Augmenter la productivité lors des transformations ERP

Vous êtes confronté à un projet de migration vers un progiciel de gestion intégré (PGI) ? Vous n’êtes pas seul. Des milliers d’entreprises sont dans le même bateau.

Pour certaines, c’est à cause des délais imposés par les fournisseurs d’ERP. Pour d’autres, c’est parce qu’il est urgent de migrer vers le cloud, en laissant derrière soi les anciennes instances ERP sur site. Quel que soit le motif du projet, les migrations ERP sont généralement des déploiements complexes, en plusieurs phases et sur plusieurs années, avec des risques énormes.

De nombreux projets de migration d’ERP échouent en raison d’interventions manuelles, qui entraînent une mauvaise qualité et une mauvaise synchronisation des données. Le coût de la gestion de tous les changements et de l’intégration pendant la migration aura un impact négatif considérable sur le retour sur investissement global de votre projet de transformation ERP.

Vous pouvez augmenter la productivité de votre équipe et vous assurer que votre migration vers l’ERP se déroule sans risque en exploitant une technologie conçue pour centraliser et organiser les données financières.

Une solution de gestion des données financières peut vous aider à nettoyer et à normaliser les données et les hiérarchies financières afin de créer des données précises et fiables pour votre migration vers l’ERP, ce qui réduira au minimum les temps d’arrêt. La bonne solution vous aidera :

  • Gérer et synchroniser les données entre l’ERP actuel et le nouveau et les autres systèmes/processus.
  • Appliquer la gouvernance et la gestion du changement pendant l’intégration de toutes les données organisationnelles (pas seulement les informations financières), y compris les hiérarchies et les références croisées.
  • Rationaliser et améliorer la qualité des données de base pour les systèmes ERP.

Rationaliser les fusions et acquisitions

Selon une enquête de PwC, 56 % des directeurs financiers modifient leurs plans financiers à la suite d’une récente fusion ou acquisition. Cela s’explique en grande partie par le fait que les entreprises disposent généralement de centaines d’applications et de systèmes où les données sont éparpillées. Les données financières s’étendent sur plusieurs systèmes ERP tels que SAP, Oracle, Workday, Lawson et autres.

Ce qui rend les choses encore plus difficiles, c’est que les entreprises passent souvent par des fusions et acquisitions (M&A) et des initiatives de restructuration qui rendent encore plus complexe un paysage de données déjà fragmenté.

Ce type d’événements nuit à la traçabilité des données et à la confiance, ce qui entraîne une fragmentation accrue des données. Ils apportent également de la complexité en introduisant de nouvelles applications, de nouveaux écosystèmes et de nouveaux processus – sans parler des normes, stratégies, technologies, cultures et processus de données variables.

En gérant les données financières de manière centralisée, les équipes financières peuvent aligner les informations de compte entre les entités fusionnées. Une solution de gestion des données financières vous permettra de redéfinir et de créer un nouvel ACO global dans le cadre d’une activité de fusion et d’acquisition et offrira une approche flexible et agile de la gestion des données.

En utilisant une solution de gestion des données financières pendant les fusions et acquisitions, les organisations peuvent :

  • Réduire les efforts manuels nécessaires pour recueillir et analyser les données afin d’identifier les chevauchements entre les clients, les fournisseurs et les produits.
  • Comparez facilement les structures de compte des entités acquises avec les structures de compte établies de l’entreprise.
  • Modélisez des scénarios de simulation pour visualiser l’impact des changements.
  • Identifier les opportunités de vente croisée, de vente incitative, de rétention et de reconquête.
  • Offrez une expérience client personnalisée, des rapports réglementaires opportuns et des décisions cruciales pour la direction.

Accélérez votre passage au cloud

Selon une enquête PwC CFO Pulse, 71 % des directeurs financiers sont préoccupés par la gestion des liquidités et de la trésorerie, et 86 % d’entre eux mettent en place des contrôles des coûts pendant la pandémie. La modernisation des applications financières et leur migration des systèmes sur site vers le cloud offrent de nombreux avantages aux directeurs financiers.

Les entreprises peuvent ainsi éviter les dépenses ponctuelles liées à l’achat de logiciels et les coûts de maintenance de ces applications.

En outre, un modèle en nuage signifie que les entreprises n’ont pas à se soucier des mises à jour logicielles ou des tâches de maintenance de routine.

En outre, le temps nécessaire à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel est généralement plus court dans le cas d’un modèle en nuage et il vous aide à éliminer plus rapidement les silos de données. Si le cloud computing offre une grande souplesse, il n’élimine pas les problèmes fondamentaux de gestion des données. Vous devez vous assurer que vos données dans le cloud sont de haute qualité et sécurisées.

Une solution de gestion des données financières facile à utiliser, construite sur une architecture en nuage avec une intelligence intégrée, peut aider les équipes financières à obtenir plus rapidement des informations fondées sur les données. Elle peut également connecter les utilisateurs à la source des données à travers les applications de l’entreprise et visualiser les variations et les dépendances.

En outre, une solution de gestion des données en mode cloud peut aider les équipes financières à effectuer des modifications de routine sur les données financières, telles que le regroupement des centres de coûts, les modifications de la hiérarchie des comptes et l’ajout de nouveaux centres de profit. En adoptant une approche simplifiée et centralisée de la gestion des données financières sur le cloud, votre entreprise peut :

  • Permettre le libre-service aux utilisateurs du secteur financier
  • Réduire la dépendance à l’égard de l’informatique pour les changements de routine qui peuvent prendre des jours, voire des semaines.
  • Assurer la gouvernance et la responsabilité des changements apportés aux données financières.
  • Rationaliser les changements grâce à un processus d’approbation basé sur le workflow, tout en capturant l’audit et l’historique des changements.

Mettre en place une stratégie de reporting efficace et axée sur les données

Les équipes FP&A jouent un rôle crucial dans les entreprises en réalisant des budgets, des prévisions et des analyses pour soutenir les décisions du CFO, du CEO et du conseil d’administration. Les équipes financières utilisent des analyses quantitatives et qualitatives de tous les aspects opérationnels d’une entreprise pour évaluer les progrès accomplis dans la réalisation de ses objectifs et définir les plans futurs.

Si la production de rapports internes pour la prise de décision des dirigeants est une priorité, les équipes FP&A consacrent également beaucoup de temps aux rapports de fin de mois, de trimestre et d’année qui doivent être envoyés dans des formats spécifiques et en temps voulu pour répondre aux exigences de conformité externes.

Selon le secteur d’activité, ces exigences de conformité peuvent aller de rapports simples à des rapports complexes auxquels sont associés des risques financiers et de réputation. La production de rapports financiers peut prendre des semaines, voire des mois, et être un processus qui demande beaucoup de temps et d’efforts.

Pour se conformer à des réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley, les entreprises doivent disposer de processus et d’outils qui prennent en charge la traçabilité des données, la séparation des tâches, l’historique et le lignage. En outre, toutes les modifications de données, les approbations et les tâches doivent être horodatées.

Les équipes financières utilisent souvent Excel, le courrier électronique et des outils de collaboration pour gérer les données financières. Par conséquent, nombre d’entre elles éprouvent de plus en plus de difficultés à produire des réponses significatives et opportunes, en particulier pour analyser les résultats et préparer des prévisions pour différents secteurs d’activité dans un environnement volatile.

Selon PwC, même dans les entreprises du quartile supérieur, les analystes passent 40 % de leur temps à collecter des données, au lieu de travailler avec elles.

Il est donc difficile d’accélérer et d’améliorer la précision de votre processus de clôture financière. Cette approche manuelle entrave également la capacité du DAF à obtenir des informations et à prendre des décisions fondées sur les données pour guider l’entreprise vers le succès. Les entreprises doivent travailler plus intelligemment, afin de pouvoir consacrer plus de temps à l’analyse – et moins au travail susceptible d’entraîner des erreurs humaines.

La finance doit automatiser le rapprochement et la validation des données dans les systèmes de l’entreprise pour améliorer le processus de reporting. En établissant une stratégie de reporting financier efficace, les organisations peuvent :

  • Automatiser la conformité et les soumissions réglementaires
  • Réaliser des rapports financiers de fin de mois, de trimestre et d’année en quelques jours, au lieu de semaines ou de mois.
  • Fournir des données et des informations précises pour la prise de décision des dirigeants
  • Réduire les risques financiers et de réputation

Établir un processus de gestion des données financières

Les directeurs financiers doivent prendre des mesures pour moderniser leurs fonctions financières. La clé du succès consiste à créer un plan directeur sur la manière dont l’organisation financière peut transformer les perturbateurs en opportunités. Voici quelques étapes pour vous aider à démarrer :

  • Adopter des technologies basées sur le cloud pour gouverner et gérer les données financières de manière centralisée.
  • Permettre le libre-service des données aux équipes financières, afin qu’elles n’aient pas à s’en remettre à l’informatique.
  • Créez des données fiables et faisant autorité sur les clients, les produits, les fournisseurs et les données financières.

La finance joue un rôle essentiel dans la réussite des entreprises. Les nouvelles pratiques et technologies peuvent accroître l’efficacité de la fonction financière. Les progrès de la technologie, de l’IA et de l’apprentissage automatique facilitent l’automatisation de la gestion des données financières.

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